El uso de la factura electrónica ha aumentado el pasado año en España 25,6%.

El crecimiento experimentado, se debe en gran parte a la “obligatoriedad de facturar en formato electrónico a las Administraciones Públicas iniciada el 15 de enero de 2015”.

La factura electrónica es aquella factura que se ajusta a lo establecido en el Reglamento de facturación para cualquier factura en papel y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

Para que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.

El proceso de facturación es el siguiente:

  1. Se crea la factura, al igual que se hace con la factura en papel, y se almacena en un fichero de datos.
  1. Una vez creada la factura, se procede a firmarla electrónicamente mediante el certificado digital propiedad del emisor de la factura.

Los formatos más utilizados para emitir la factura electrónica son:

PDF: se suele usar cuando el destinario es un particular, un profesional o una pyme cuyo fin es guardar electrónicamente la factura.

XML: este formato es el que usa la Agencia Tributaria, FACTURAE.

EDIFACT: se suele usar cuando el envío se realiza de ordenador a ordenador, y el destinario suele ser una empresa que trata de forma automatizada la información recibida, de forma que los datos entran automáticamente en el ordenador del receptor.

Las principales ventajas de la factura electrónica son el ahorro de costes como el papel y el consiguiente ahorro de espacio físico para las empresas así como la mayor seguridad que proporciona, disminuyendo la probabilidad de falsificación. La utilización de facturas electrónicas aumenta la imagen de las empresas como punteras, modernas y avanzadas tecnológicamente, reduciendo el tiempo de gestión y mejorando la eficiencia.

Desde Andalucía Emprende se está impartiendo formación a las empresas para fomentar el uso de este tipo de factura contribuyendo a implantar las nuevas tecnologías en todos los ámbitos de la empresa; si el tema te interesa, busca tu CADE más cercano.