La máxima “Time is money” se atribuye a Benjamin Franklin, pero ya los grandes pensadores de la Antigüedad formularon ideas en este sentido. Si la falta de money es, cuando menos, frustrante, parece que la falta de tiempo es igualmente causa de frustración para buen número de personas; curiosamente a estas últimas personas les suele faltar time, pero sobrar money. Como no podemos disponer de días más largos y más tranquilos, hemos de hacer una más inteligente gestión de este preciado recurso limitado; no sólo en busca de mayor efectividad en el desempeño cotidiano y de momentos para el desarrollo personal y profesional continuo, sino también en el propósito de llegar a casa con tiempo y con espacio mental para compartir las inquietudes familiares, e incluso para regalarnos alguna dosis de vida social. En realidad, no parecería muy inteligente sacrificar la felicidad personal en pro del éxito profesional, pero cada uno es muy dueño de su time y de su Money. Muchos de nosotros solemos repartir inadecuadamente el tiempo entre las tareas a desarrollar. No hace falta decirlo: si entre las varias tareas pendientes en nuestra mesa siempre eligiéramos la que más nos apetece hacer, e incluso nos extendiéramos en su desarrollo, entonces cabría el riesgo de que lo más importante se retrasara sensiblemente. En cierta manera, se trata de adoptar o potenciar nuestro modelo proactivo frente al reactivo.

Pero, ¿qué es lo más urgente?, ¿qué es lo más importante?, ¿en qué podemos y debemos añadir más valor?, ¿qué nos va a producir mayor beneficio personal?…; éstas y otras preguntas nos hacemos a menudo, e incluso nos las respondemos automáticamente sin llegar a planteárnoslas. En el pasado, el jefe nos aclaraba todo esto casi cada día y nadie lo ponía en cuestión, pero actualmente, con el trabajo por objetivos y el denominado empowerment, cada uno de nosotros tendría que tener sus respuestas y sus prioridades bien definidas.

En la práctica casi siempre hay, por un lado, requerimientos más o menos frecuentes de los jefes o clientes, y por otro lado, compromisos formalmente formulados a modo de objetivos o tareas, tanto individuales como en equipo; en cualquier caso, y aunque no nos apetezca hacerlo, resulta habitualmente sencillo saber lo que hay que hacer. (A decir verdad, hay casos en que no es tan fácil: cuando alguien tiene varios jefes/clientes y todos vienen a la vez con prisas. Es el terrible caso de los recursos compartidos, en que además, cuanto mejor lo haces más trabajo te traen.)

Si queremos que nos cunda el tiempo, debemos estar bien preparados -formados- para realizar las tareas con los esperados estándares de eficiencia: la falta de formación -o de información- afecta muy sensiblemente a la calidad y al tiempo empleado en el desarrollo de nuestras funciones. También, como dice Peter Drucker, la deficiente comunicación entre las personas genera grandes dificultades. Debemos ser conscientes de este grave obstáculo -problemas de formación, información y comunicación- porque con demasiada frecuencia se repiten tareas por mal realizadas.

Las empresas deben aprovechar adecuadamente las inteligencias individuales en beneficio de la inteligencia colectiva. Pero ¡ojo! que nadie reinvente lo que ya se inventó antes. Ésta es, básicamente, la idea de lo que llamamos gestión del conocimiento. Dicho en pocas palabras, una buena gestión del conocimiento en la empresa pondría a disposición de los trabajadores una buena dosis de sabiduría formal e informal, con lo que: ahorraríamos tiempo, y generaríamos mejores resultados.
Algunos pensamientos como: el sistémico, el analítico, el creativo, el estratégico y el conceptual, defienden la reflexión y no la acción sin previos análisis, pero decididamente hemos de aprender a desarrollar nuestro lado proactivo para poder mantener bajo control nuestra agenda y con ella nuestro tiempo.

Las reuniones en muchas ocasiones son sinónimo de “perdida de tiempo” y esto ocurre por muchas razones, a veces por que en sí resultan innecesarias, otras veces porque el objeto de la misma se consigue en más plazo del que es necesario, todos hemos asistido en alguna ocasión a reuniones que podrían haber tenido los mismos resultados en la mitad del tiempo que se invirtió para la celebración y conclusión de la misma.

Sería bueno pues, que analizáramos al menos de modo sucinto como acometer una reunión de modo efectivo deteniéndonos en los apartados que debemos tener en cuenta para que el éxito de la misma sea más probable.

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TIPOS DE REUNION

Reunión Informativa
El fin de la misma es comunicar a los asistentes el estado de una situación determinada. En este tipo de reuniones.

El animador debe:

  • Exponer los contenidos de la reunión.
  • Responder a las preguntas que se puedan formular.
  • Desarrollar en si la presentación.

Los asistentes deben:

  • Escuchar la presentación y formular preguntas.

Reunión Participativa
En este tipo de reuniones, se buscan otros fines como puede ser la búsqueda de soluciones de modo conjunto a cuestiones determinadas, fortalecer el nivel de compromiso de un equipo de trabajo etc.

El animador debe:

  • Plantear preguntas abiertas sobre todo al inicio de la reunión.
  • Constatar y exponer problemas que puedan existir.
  • Listar y enumerar las causas de esos problemas.
  • Fomentar la búsqueda grupal de soluciones.
  • Plantear un plan de acción.

Los asistentes deben:

  • Aportar cuerpo y contenido a la reunión mediante sus ideas, opiniones etc.

EL TOP DE UNA REUNION
Por TOP entendemos:

  • El Tema.
  • Los Objetivos de la misma.
  • El Plan de Reunión ya sea Informativa o participativa.

ETAPAS DE LAS REUNIONES

  • Preparación de la misma
  • Animación.
  • Formalización.

En la preparación debemos tener en cuenta el apartado material, para ello debemos cuidar aspectos la constitución del grupo de asistentes y los medios que utilizaremos para la exposición de contenidos. Así mismo tendremos en cuenta el lugar, slip-chart, cañón… debemos así mismo dar cumplida información a todos los asistentes de fecha, hora, lista de participantes, lugar y el TOP de la reunión.